¿Te gustaría tener todos los documentos, ordenados y accesibles, siempre y desde cualquier lugar?
Centralizar toda la documentación de los diferentes ámbitos de la empresa supone un ahorro en gestión, y en la optimización del tiempo va implícita una mejora en el servicio.
¡Tenemos la solución!
Jano Document Server es una aplicación de complemento de las aplicaciones de gestión Jano. Su principal cometido es archivar y clasificar documentos en cualquier formato y número de modo que estén permanentemente disponibles para búsquedas y consulta inmediata de forma sencilla y desde el propio puesto de trabajo.
Facilidad de búsqueda y consulta
Ya que todos los documentos quedan asociados a información y/o procesos de clientes, proveedores, informes de seguimiento, proyectos, mantenimiento, recursos y equipamientos, personal, actividad comercial, administración, compras, ventas, expedientes, etc.
Incorporación de ficheros de forma sencilla
Se realiza con sencillas operaciones de copiar, pegar o arrastrar.
¿Qué información puedo almacenar?
Permite almacenar y consultar locuciones telefónicas, llamadas, imágenes, videos, documentos, correos electrónicos y cualquier otro fichero en soporte digital.
¿Cómo busco y clasifico los documentos?
A través de un sistema de índices de búsqueda automático se optimiza el tiempo de búsqueda de archivos.
Para la clasificación de documentos la aplicación permite añadir valores de clasificación, fechas, ámbitos de interés, autores, caducidad, anotaciones, marcadores de estado, etc.
Permisos de acceso y uso
Los permisos de usuarios de la aplicación definen qué personas usuarias pueden, acceder, añadir, modificar y eliminar documentos del sistema. El acceso al archivo documental requiere tener autorización.
Estrategia y diseño del archivo de almacenamiento
Del mismo modo que al crear un almacén de documentos físicos, como una biblioteca, se cuenta con un modo deseado de organización, almacenamiento e indexación de documentos. Antes de escoger un programa de gestión documental hay pensar y definir los criterios de operativa y funcionamiento que van a resolver nuestros problemas.
La aplicación de una estrategia de archivo adecuada a las necesidades concretas de cada empresa proporcionará excelentes resultados sin requerir trabajo añadido y facilitará la localización en pocos segundos de cualquier documento que se quiera encontrar.
Cuestiones que nos debemos plantear en la estrategia de gestión documental:
¿Qué tipos de documentos se almacenarán? Por ejemplo: facturas, cartas, certificados, albaranes, fichas, expedientes, manuales, procedimientos, etc.
¿A quiénes les interesa encontrarlos? Por ejemplo documentos de índole administrativo, comercial, administración, recursos humanos, etc.
¿A quiénes deben otorgarse permisos de añadir, modificar y eliminar documentos?
¿Algunos documentos caducan?
Cuándo se crean nuevas versiones de documentos existentes ¿Se deben re-emplazar las versiones anteriores o se almacenan todas las versiones, nuevas y obsoletas de un mismo documento?
¿Qué marcadores de estado se necesitan?
¿Quiénes serán los autores de documentos?
Si te estás haciendo estas preguntas es que estás buscando una solución.
Optimiza el tiempo.
Ahorra costes.
Ayuda al medio ambiente .
Ahorra papel, hay que promover el uso de sistema de intercambio de archivos digitales.
Te invitamos a que conozcas nuestro sistema de archivo y gestión de documentos, contacta con nosotros.
