Cuando una persona mayor o en situación de dependencia recibe atención en su domicilio o vive en un centro asistencial, hay algo que su familia necesita por encima de todo: tranquilidad.
No se trata de conocer cada detalle, sino de tener la seguridad de que la atención se está prestando correctamente: saber quién está atendiendo a su familiar, qué servicios se han realizado, si se ha producido alguna incidencia relevante o cuándo está prevista la próxima visita.
Sin embargo, en muchas organizaciones del ámbito sociosanitario esta comunicación continúa dependiendo de llamadas puntuales, anotaciones manuales o intercambios informales de información.
En ocasiones, las familias solo reciben noticias cuando surge algún problema.
Esta situación no solo genera incertidumbre, sino que también incrementa las consultas al equipo de coordinación y añade una carga administrativa que resta tiempo a lo realmente importante: la atención directa a las personas.
¿Qué información necesitan realmente las familias de una persona mayor o en situación de dependencia?
No toda la información tiene el mismo valor. En la mayoría de los casos, las familias necesitan acceder de forma sencilla a cuestiones concretas y recurrentes:
- Quién está atendiendo a su familiar.
- Qué tareas o servicios se han realizado.
- Si se ha producido alguna incidencia o cambio relevante.
- Cómo está organizada la atención durante los próximos días.
- Determinada información económica relacionada con el servicio.
En el ámbito del Servicio de Ayuda a Domicilio (SAD), donde los profesionales pueden rotar y las planificaciones cambian con frecuencia, disponer de esta información resulta especialmente relevante.
Una modificación de horario, una suplencia o cualquier cambio en la prestación puede generar dudas si la información no llega a tiempo.
En los centros residenciales ocurre algo similar: la distancia física hace todavía más importante disponer de mecanismos que permitan a las familias mantenerse informadas.
Facilitar un acceso ordenado y actualizado a esta información mejora la experiencia de las familias, refuerza la confianza en la organización y puede reducir considerablemente el volumen de consultas telefónicas y presenciales.
El reto: informar a las familias de las personas mayores sin sobrecargar a los equipos de asistencia
Uno de los principales obstáculos para mejorar la comunicación con las familias es el esfuerzo operativo que puede suponer.
Si cada consulta requiere que una persona del equipo busque la información, compruebe el expediente y responda individualmente, se están destinando recursos que podrían emplearse en planificar servicios, resolver incidencias o atender nuevas necesidades. La tecnología permite cambiar este modelo.
Cada vez más organizaciones incorporan soluciones basadas en:
- Acceso directo y seguro a determinada información.
- Portales y aplicaciones específicas para familias.
- Notificaciones automáticas ante determinados cambios o incidencias.
- Sistemas de permisos que garantizan que cada persona acceda únicamente a la información que le corresponde.
El objetivo es conseguir que la información fluya de manera natural, segura y estructurada, sin depender constantemente de intervenciones manuales.
Jano Family: tecnología al servicio de la comunicación
Dentro del ecosistema Jano, Jano Mobile Family permite acercar la información del servicio a las personas usuarias, familiares, tutores y otras personas previamente autorizadas.
Desde su dispositivo móvil pueden acceder, en función de los permisos configurados, a diferentes funcionalidades relacionadas con la atención y el servicio.
Entre ellas se encuentran:
- Consulta de agenda y planificación de servicios.
- Acceso a informes de seguimiento.
- Consulta de documentación.
- Comunicación mediante un canal integrado en el propio ecosistema Jano.
- Recepción de notificaciones relacionadas con la planificación, cambios en el servicio, incidencias o firma de documentación.
- Participación en evaluaciones y cuestionarios de satisfacción.
De esta forma, las organizaciones pueden centralizar parte de la comunicación en un entorno conectado con la propia gestión del servicio, reduciendo la dependencia de canales externos y facilitando una comunicación más directa y ordenada.
Informar también significa proteger la información
En el ámbito sociosanitario, facilitar información no puede hacerse de cualquier manera.
Los datos relacionados con personas mayores, personas dependientes o usuarios de servicios sociales requieren unas garantías especialmente cuidadosas en materia de privacidad y seguridad.
El uso de canales informales para compartir documentación o información sensible puede generar riesgos innecesarios.
Por ello, disponer de herramientas con accesos controlados, permisos, trazabilidad y mecanismos adecuados de protección de la información permite ofrecer una comunicación más segura y adaptada a las necesidades de cada organización.Cada persona debe poder acceder únicamente a aquella información para la que está autorizada.
La tecnología como parte natural del servicio
Mantener informadas a las familias no debería convertirse en una carga adicional para los profesionales.
Cuando la información se encuentra centralizada y puede distribuirse de forma estructurada y segura, los equipos pueden dedicar más tiempo a aquello que realmente aporta valor: atender a las personas.
En EMR Software trabajamos con organizaciones públicas y privadas del ámbito social y sociosanitario para digitalizar la gestión de servicios, mejorar los procesos de trabajo y facilitar la comunicación entre todos los agentes implicados.
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