¿Qué es la firma digital?
La firma digital o firma electrónica, expuesto de una forma simplificada, consiste en un proceso a través del cual se pueden dar por válidos los documentos que se firman, aplicando distintos modelos tecnológicos en el momento de la acción de la firma que autentican la identidad de la persona firmante. Este concepto no solo tiene que ver con la acción de la firma, sino la custodia posterior del documento firmado sin que haya sido impreso y almacenado en soporte papel.
La firma digital otorga veracidad a las firmas depositadas en los documentos, y por lo tanto, incidiendo de forma directa en su validez jurídica. La acción de la firma puede realizarse actualmente en base a diferentes modelos basados en tecnología (criptografía, escritura digital, certificación de identidad, etc). La diferencia entre firma digital y firma electrónica tiene que ver con el modelo tecnológico utilizado, pero en este artículo hablaremos de ambas indistintamente.
¿Qué ventajas presenta la firma electrónica de documentos?
Son numerosas y diversas las ventajas que aporta, siendo las más destactadas las siguientes:
- Permiten la firma de documentos de contratos públicos y privados con total validez sin necesidad de que las personas firmantes deban coincidir en un mismo lugar siendo el documento a firmar el que puede viajar por medios electrónicos, comunmente el correo electrónico.
- Reduce la necesidad de trámites notariales que dan fe de la identidad de personas.
- En general todos los actos y documentos firmados digitalmente resultan vinculantes para las personas y entidades que la utilizan, del mismo modo que la firma clásica manuscrita.
- Elimina la suplantación de firmas manuscritas al asegurar la identidad de las personas por medios tecnológicos válidos y homologados.
- Facilita la firma simultánea de múltiples documentos, ahorrando tiempo y esfuerzo de las personas firmantes.
La principal ventaja de la firma digital radica en no tener que disponer del documento impreso ni escanearlo, y no necesitar que las personas que firman se desplacen. Éstas pueden recibir los documentos a firmar mediante un correo electrónico que inicia el proceso.
¿Qué documentos son los más comunes en la gestión de modelos de servicios?
Son múltiples las oportunidades que ofrece el uso de procesos de firma digital. En las organizaciones que prestan servicios, siendo actualmente su uso cada vez más extendido.
- Contratos comerciales (ofertas, pedidos de compra, cláusulas de servicio y similares).
- Contratación de ámbito laboral; contratos laborales y variaciones de contrato, entrega de EPIs, certificados de empresa, entrega de cuadrantes y planificaciones, etc.
- Entrega o prestaciones realizadas (órdenes de trabajo, albaranes, etc).
- Otros.
La firma digital en las administraciones públicas
El uso de la firma digital actualmente está muy extendido en las administraciones públicas, siendo un modelo prácticamente imperativo para realizar la mayoría de actos jurídicos, notificación y tramitación. En relación con los servicios que éstas contratan a agentes externos se generan todo tipo de documentos y soportes que se firman mediante procedimientos tecnológicos.
Los servicios de atención social dirigidos a personas mayores emiten documentación de diversa índole (formularios, notificaciones hojas de encargo, informes sociales y sociosanitarios, técnicos, etc) que además de ser firmados digitalmente por las personas que los emiten, deben ser firmados por sus destinatarios. En ese sector de actividad no siempre resulta viable el uso de firma mediante el correo electrónico. Las tecnologías actuales ofrecen la posibilidad de realizar la firma digital también a través de la firma biométrica, de modo que tampoco es necesario el papel. Este modelo de firma se puede aplicar mediante el uso de dispositivos homologados como tabletas y pantallas táctiles, similar al modelo que aplica el sector bancario.
Otras ventajas de la mano de la firma digital
Las enormes ventajas que se obtienen, dejando aparte el ahorro de papel y el cuidado del medio ambiente, tienen que ver con los tiempos de elaboración, tramitación, archivo y localización de los documentos firmados.
- La generación de formatos y documentos se puede obtener mediante sistemas de información que automatizan el proceso, sin necesidad apenas de interacción por parte de personas usuarias. No necesitan generar, almacenar, imprimir, firmar, digitalizar, enviar y archivar en papel. El ahorro de tiempos y errores es enorme.
- Los documentos finales firmados se pueden archivar en un repositorio o archivo digital, sin perder su validez jurídica en ningún momento. Un archivo digital pone a disposición de las personas los documentos sin tener que acceder a archivos físicos, armarios y sistemas de índices y carpetas.
- Los costes finales soportados por modelos automatizados de generación, tramitación y firma electrónica de documentos son siempre muy inferiores a los que resultan de los modelos de papel. Y, a diferencia de éstos, aportan agilidad y disponibilidad inmediata.
Jano y el sistema de firma digital de documentos
Las aplicaciones de la plataforma Jano incorporan en todos los módulos funcionalidades de generación de documentos y formatos, los procesa para firma digital y los almacena una vez firmados, además del certificado que acredita en cada caso las evidencias obtenidas de cada firma procesada.
Jano Sociales y Jano facility Services se integran con la plataforma de ValidatedID (entidad homologada y certificadora) para emitir y recibir documentos firmados digitalmente. Además de los documentos nativos generados por la propia plataforma Jano, ésta puede servir de pasarela para tramitar de la misma manera documentos generados por otros sistemas.
